こんにちは、荒井（@yutakarai）です。
いま日常に行なっているたくさんの業務をシステム化することには、どういったメリットとデメリットがあるのでしょうか。
今回は、システム化のメリットとデメリットと、システム導入を検討するときに押さえるべきポイントについて紹介します。
システム化するメリット
システム化のメリットとしてすぐ思い浮かめるのは、業務の効率化です。
業務の効率化によるメリットは、たとえば以下のような点です。
- 正確で迅速な処理ができる
- 単純ミスを減らせる
- 社内の情報を一元管理しやすくなる
- 情報伝達の簡素化
システム化するデメリット
ただし、システムは万能というわけではありません。
さきほどメリットを挙げましたが、システム化すれば全て解決というわけではありません。
デメリットもいくつかあります。主なものとしては以下の点です。
- システムの管理や運用に専門知識を持つ管理者が必要
- システムがダウンするリスク
- 不正アクセスの可能性
- データの漏洩
また、これらに備えてマニュアルや対応フローの作成によるリスク管理が必要になることなどが挙げられます。
さらに、システム化をすることで、これまでの手作業から大幅に作業内容を切り替えることになります。そのため現場の担当者レベルの混乱や抵抗が起こるという可能性もあります。
確かに、長い間日常的に行なってきた方法が大きく変わるとなれば、それなりの苦労があるのは当然です。
システム化する際に考えておくべきこと
いかに、システム化することのメリットを活かし、デメリットを軽減するかがポイントになるわけです。
システム化の際に考えるべきことは、システム化の目的を明確にすることです。
なんのためにシステム化するのか、またどのように活用してどういった効果を出したいのか、ということを明確にしておかないと、システム化することのメリットを享受することができなくなります。
また、管理者目線で見ると、費用対効果も大切なポイントです。
システム化には多額の投資が必要になります。
しかし、システム化による業務の効率化やランニングコストの削減も考えておくべきです。
システムがうまく業務に導入し稼動してくれば、数年後にコストを回収できます。
費用対効果の見通しについても十分検討する必要があります。
まとめ
自社で開発を行わず、外部の企業にシステム化をお願いする場合、どういった企業にお願いするかも見逃すことのできないポイントです。
その企業が取り扱っているシステムサービスを単に押し売りされるのではなく業務内容や改善方法の提案など、親身になった対応で、コンサルティング的な立場を取ってくれるような企業にするべきです。
システム化は、業務の効率化などメリットが十分得られるものでなければ、システム化をする意味がありません。
システム化することで、現状の業務の効率化がどこまでできるのか、また費用対効果はあるのが、こういったことをよく検討することが大切です。
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