こんにちは、荒井（@yutakarai）です。
プロジェクトやチームの大小にかかわらず、マネジメント業務は簡単ではありません。
特に、オフショアなど外部にアウトソースする場合は、社内チームをマネジメントする場合と比べて、難易度が格段に高くなります。
オフショア開発のプロジェクトマネジメントについて僕の考えを共有したいと思います。
「信頼関係」だけではプロジェクトは成功しない
よく、アウトソーシングやオフショア開発を話題にするときに「信頼関係」がキーワードとして登場します。
信頼関係が解決策として取り上げられます。
しかし「信頼関係」というものは形がありません。
商慣習が同じ日本人同士ですら、信頼関係を築くのが簡単ではありません。
ましてや文化や慣習が違う海外の人との信頼関係を築くのは、相当難しいいことです。
「信頼」というような、形がないものをマネージメントの解決策として挙げるのは得策ではないです。
プロジェクトを成功させるためのマネジメントのポイントは、「ルール作り」にあると考えています。
数値など形のある具体的な基準を用いてルールを作り、それを守るように徹底することです。
そして、プロジェクトを小さなタスクに分割し、それぞれの納期を設定しタスクを着実にこなしていきます。
そうして、「タスクをこなす」という小さな成功体験をメンバーみんなで共有することが大切だと思います。
ルールを決めて守ることが大切
大切なのはルール化することです。ルール化することで、日本的な「推して知るべし」な感覚を排除することができます。次に、プロジェクトマネジメントを運営するうえでのルールの例を紹介します。
情報を閉じ込めない
「このタスクっていま進捗は何パーセント？」
「あの人に聞かないと、その件は詳しく知りません」
プロジェクトを進めるとこんな会話をよく耳にします。
同じ社内で働いていれば近くの人が答えてくれるはずです。
しかし、それぞれ違う場所で仕事をしている場合、いちいちメールを打っていては時間の無駄です。
プロジェクトマネジメントツールを利用して情報共有のために使う時間を短縮することが大切です。
プロジェクトに関する情報は、共有された決められた場所に置く、ということを徹底することもスムーズにやり取りをするポイントです。
プロジェクトに関わる全ての情報を包み隠さずプロジェクトメンバーに共有することで、同じ場所にいなくても風通しのよいチームになっていきます。
進捗を共有する
進捗状況の共有は、プロジェクトを成功させるためにとても重要です。
今の作業が、プロジェクトのスケジュールと比べて遅れているのか進んでいるのか、またどの程度遅れているのかを数値で共有することを徹底します。
この進み具合の共有も、プロジェクトマネジメントツールを利用するとスムーズにできます。
プロジェクトの遅れなどを、自分や他のメンバーがいち早く知り、正しい舵取りや対応が早急にできるかが大切です。
コミュニケーションルールを決め、みんなで守る
コミュニケーションのルールを決めます。どういったコミュニケーションをどの頻度で行うかをルールとして作ってしまうことで、強制的にコミュニケーションするようにします。
いくつか例を挙げます。
進捗報告
・報告のタイミング：毎日業務の終わりに行う
・方法：メール
・テンプレート：共有フォルダのテンプレートを利用する
週次ミーティング
・報告のタイミング：毎週月曜日１３時から３０分間（日本時間）
・方法：Skypeでグループチャット
・テンプレート：特になし。マネージャの進行に従う
問題発生時の報告
・報告のタイミング：問題発覚時にすぐ
・方法：Skypeか電話。通じない場合はメールを送る
・テンプレート：特になし
（＊報告の頻度などはプロジェクトメンバーとの付き合いの長さなどによって調整するのも良いと思います）
まとめ
ルール化することで、報告漏れや報告の遅延を防ぎます。
ルール化は、日本の企業ではあたりまえのことですが、アウトソーシングで海外など外部にプロジェクトメンバーがいる場合は、特にこのコミュニケーションのルール化が重要です。
