こんにちは、荒井（@yutakarai）です。
「システム化」と聞くと、日々の行っている業務をシステムを活用することで効率化する事と思われると思います。
例えば、営業管理システムや生産管理システムなどのようなシステムを導入する事をイメージしている方が多いでしょう。
実は、システム化するということは、システムを導入して効率化するという事だけではなく、大きな目的として「業務の仕組み」を作ることになります。
システム化の目的とは
システム化するとは、どういうでしょうか？
まず、システム化の目的を挙げてみます。
このように、システム化するとはシステムを活用することによって業務の効率を上げることが主な目的です。
また、いま業務で困っているのことは何か、業務で「もっとこうだったら良いのに」というような要望は何か、などはっきりさせることでシステム化の目的がより鮮明になってきます。
こういったような、具体的に業務で解決したい内容を列挙してみましょう。
システムに期待すること
「システム化で業務を効率化するぞ」と意気込み過ぎて、何でもシステムでできるようにと、多くの機能をシステムに持たせることはお勧めしません。
システムに対して過度な期待をしてしまうと、必要のない機能が多くなり、結果として使いづらいわかりづらいシステムになってしまう恐れもあるわけです。
最初は必要と思って導入した機能でも、後になるとほとんど使われていないことも多いわけです。
まずは、必要最低限な機能、本当に解決したいポイントに優先順位をつけて、システムに持たせる機能を絞ることが大切です。
システムは、決められたルールに従った仕事をするのが得意です。人間より早く正確に処理ができます。しかし、業務の内容によって人間の判断が必要とする処理は、システムにとって苦手です。システム化しない部分の「システム化」も必要になります。
要するに「システム化する」ということは、単純に業務をコンピュータに任せることだけではないわけです。
システム化することとは
システム化することの目的は、処理をコンピュータに任せるだけではなく、業務の内容を見直し、より効率的な仕組みを作ること、そして結果として業務の成果を上げることが、システム化の一番の目的・意義になるわけです。
コンピュータを活用しなくても業務効率化の仕組みを作ることだってできるわけです。
まずは
・日々の業務の整理
・システム化できることなのかどうなのか判断
・優先順位の設定
・それぞれについて改善していく
という順序を追っていくことで、本当のシステム化、ひいては本当の業務改善をするこということになります。
