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押さえておくべきプロジェクトマネジメント基本の3つのルール

オフショア・アウトソーシング

プロジェクトマネジメントは難しい。。
どうすればプロジェクトがうまくいくんだろう。。

プロジェクトやチームの大小にかかわらず、マネジメントって難しいですよね。
特に、アウトソーシングする場合は、社内チームをマネジメントする場合と比べて、難易度が高くなります。

今回は、私が普段から実践しているプロジェクトマネジメントのやり方について紹介したいと思います。

「信頼関係」というまやかしの解決策

よく、アウトソーシングやオフショア開発を話題にするときに「信頼関係」という言葉が解決策として使われます。しかし「信頼関係」というものは形がありません。商慣習が同じ日本人同士ですら、そう簡単に信頼関係が築けないのに、ましてや文化や慣習が違う海外の人との信頼関係を築くのは、相当難しいいことです。

「信頼」というような、形がないものをマネージメントの解決策として挙げるのは得策ではありません。

プロジェクトを成功させるためのマネジメントのコツは、数値など形のある具体的な基準を用いてルールを作り、それを守るように徹底することです。プロジェクトを小さなタスクに分割し、それぞれの納期を設定、タスクを着実にこなしていきます。
そうして、「タスクをこなす」という小さな成功体験を共有することで、本物の信頼関係を築くことができるのです。

次に、プロジェクトマネジメントで、押さえておくべき3つのルールについて説明します。

プロジェクトマネジメント3つのルール

ルール1. 情報を閉じ込めない

「あの人に聞かないと、その件は詳しく知りません」
「Aさんは来週手が空いてるかな」
「このタスクの進捗って何パーセント?」

プロジェクトを進めるとこんな会話をよく耳にします。同じ社内で働いていれば近くの人が答えてくれるはずです。しかし、それぞれ違う場所で仕事をしている場合、いちいちメールを打っていては時間の無駄です。

後述するプロジェクトマネジメントツールなどを利用して、情報共有のために使う時間を短縮することが大切です。プロジェクトに関する情報は、共有された決められた場所に置く、ということを徹底しましょう。

プロジェクトに関わる全ての情報を包み隠さずプロジェクトメンバーに共有することで、同じ場所にいなくても風通しのよいチームが育ちます。

ルール2. 進み具合を共有する

進捗状況の共有は、プロジェクトを成功させるためにとても重要です。今の作業が、プロジェクトのスケジュールと比べて遅れているのか進んでいるのか、またどの程度遅れているのかを数値で共有することを徹底しましょう。
この情報共有についても、プロジェクトマネジメントツールを利用するとスムーズに実行できます。

プロジェクトの遅れなどを、あなたや他のメンバーがいち早く知り、正しい舵取りや対応が早急にできるかが大切です。

ルール3. コミュニケーションルールを決め、みんなで守る

コミュニケーションをルール化します。
どういったコミュニケーションをどの頻度で行うかをルール化します。以下に例を挙げます。

進捗報告
・報告のタイミング:毎日業務の終わりに行う
・方法:メール
・テンプレート:共有フォルダのテンプレートを利用する

週次ミーティング
・報告のタイミング:毎週月曜日13時から30分間(日本時間)
・方法:Skypeでグループチャット
・テンプレート:特になし。マネージャの進行に従う

問題があった場合の報告
・報告のタイミング:問題発覚時にすぐ
・方法:Skypeか電話。通じない場合はメールを送る
・テンプレート:特になし

(*報告の頻度などはプロジェクトメンバーとの付き合いの長さなどによって調整するのも良いと思います)

まとめ

いかがでしたでしょうか。
ポイントはルール化するということです。ルール化することで、日本的な「推して知るべし」な感覚を排除します。

また、ルール化することで、報告漏れや報告の遅延を防ぎます。
ルール化は、日本の企業ではあたりまえのことですが、アウトソーシングで海外にプロジェクトメンバーがいる場合は、特にこのコミュニケーションのルール化が重要です。