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業務システム化に着手する前にするべきこと

生産性向上・業務改善・RPA

こんにちは、荒井(@yutakarai)です。

今回は、業務システム化に着手する前にするべきことについて紹介します。

きちんと実践できれば属人化を極力排除し、精度の高い業務を行うことができます。

なにはともあれ業務内容の整理をする

我が社も業務効率化のためにシステム化を推進しよう

とやみくもに取り組んだところで、
業務効率化がアップすることはありません。

まずは、いまの業務内容を整理することが先決です。

以下手順になります。

1. 業務のルールや手順のマニュアルを作成する。
2. 処理のインプットデータとアウトプットデータを比較して整合性をチェックするように手順を考慮する。
3. 手順の中に複雑な判断の必要がある場合は、チェックリストを作り、判断基準を明確にする。
4. マニュアル通りに実施してみて、齟齬部分を修正する。
5. 1から4の手順を実際の運用担当者に実施させ、つまづいた箇所のマニュアルを修正する。

ドキュメント化して業務内容を整理しようということです。

マニュアル、チェックリストのフォーマットはエクセル、ワード、パワーポイントなど使いやすいもので良いです、書き方についても、「他の人が読んでもわかるように」を心がければ十分です。

 
実は、この業務内容の整理を実施するだけで、業務の効率化が上がることが多いです。

ドキュメント化をすることで、業務全体を見渡せるようになります。
そして、いままで何気なくやっていた業務の中のムダな部分が見えてくるわけです。

システム化するべき箇所を決める

ここまで来て、やっとシステム化のための準備ができます。

社内のシステム部門や、外部のシステム担当を交えて
システム化できる部分、システム化するべき部分を考えます。

ポイントとしては
最小限のシステム化で最大限の効果が出る部分から着手する」ということです。

いきなり業務のほとんどをシステム化しようとせずに、
業務を細分化して、最小限のシステム化で業務効率化の効果が大きいものから小さく始めることが大切です。

要件定義をするということ

業務システム化のプロジェクトに携わられたことがある人ならお気づきだと思いますが、要するに要件定義をするということです。

業務分析をして、どこをシステム化するか決めるというのは、要件定義をすることに他なりません。

業務システム化のプロジェクトの一番の問題は、システム部門(外部システム会社含む)に任せっきりになることです。悪く言えば「丸投げ」ですね。

上記でも書いたように
ドキュメント化するだけで、業務の効率化は上がることが多いです。

ドキュメント化した上で、どうしても効率化できない部分、システム化したほうが良い部分について、システムを導入することを検討します。

まとめ

システム化した途端に、いままでの苦労がウソだったように業務効率化することはありません。

システム化するということは、いままで慣れ親しんだ業務の流れを変えるということです。

実際、システムを導入した直後は一時的に業務量が増えたり、システムの使い方にとまどったりして、フラストレーションを感じることもあるかもしれません。

それでも業務効率化を推進するのは、将来に向けてビジネスをより良くしたいという想いがあってのはずです。

せっかくお金と労力をかけて業務効率化するのですから、ムダのない適切な施策をすることが大切です。

ここで紹介した「業務システム化に着手する前にするべきこと」が少しでも参考にしていただけたら嬉しいです。