こんにちは、荒井（@yutakarai）です。
「システム化」という言葉を聞くと、営業管理システムや会計システムといったような仕組みを導入することを思い浮かべるかたは多いかもしれません。
一般的には、システム化とIT化は同じ意味で使われることもあり、混同しがちです。しかしシステム化というのは、「誰がやっても同じ成果が出せる仕組みや体制」といった意味を持っています。人力で行う業務であっても、それがマニュアル化されていたりして、いつも同じ成果を出せる方法であればそれは「システム化されている」ということになるわけです。
一方、IT技術を活用したシステム化は、「IT化」と呼ばれることが多いですが、これは人力で行っていた作業をシステムに任せることで、短い時間で多くを処理でき、また人的ミスを減らすことができる仕組みということになります。
インプットは何か？アウトプットは何か？
システム化を進める上で、理解しておくべきポイントを紹介します。
システム化することを単純に言い換えると、「ある情報をシステムにインプットすると、期待する結果がアウトプットされる」ということです。期待する結果を得るためには、以下のポイントを考えることが大切です。
・インプットデータの形式や仕様
・アウトプットデータの形式や仕様
まずは、インプットするデータの仕様を決めることです。
例えば、商品の受発注業務で、顧客からの発注が電話やメールやFAXなどバラバラの形式で届き、さらに、発注書の内容もしっかりと形式化されていなかったりしたらどうでしょうか。
顧客との付き合いが長く、求めていることがわかれば良いかもしれませんが、実際そんなケースは珍しいですし、運用に混乱をきたし納期の遅れやミスが多発する可能性もあります。
それでも、「でも、人の手でチェックするから大丈夫だ」と考えているかたもいると思います。しかし、数件だったらそれで良いですが、毎日数十件数百件と数多くの処理をしなければいけないとしたら、人の手だけでは厳しくなるのは明らかです。
期待したアウトプットを出すにはインプットが重要
期待しているアウトプットを得るためには、インプットデータの仕様を決めることが最も大切です。データの仕様を統一するというのは、システム化において基本中の基本になります。
そしてもうひとつのポイントが、インプットから出力の間の作業、つまり処理作業の工程とそこで利用するツールを統一するということです。
「最終的に欲しい結果が出ればいいんだから、その過程はどうやってもいい」と思われるかたもいるかもしれません。しかし、これが「属人化」というもので、担当者しかわからないやり方で作業を行うことになってしまいます。
担当者以外は誰も作業の流れがわからないまま、もしその担当者がいなくなってしまったら、その作業を誰も引継ぐことができずに業務が滞ってしまうことになります。
誰がやっても同じような結果を得ることが一番の目的です。そのためにも作業内容にルールをつくり、そのルールに沿って業務を行うことが大切になります。
システム化と属人化
とは言っても、実際はわかっていても属人的な業務をシステム化するというのはなかなか難しいものです。
前の担当者から業務を引き継ぐ場合、その業務が属人的なものであるかどうか、という視点がなく、たとえその業務内容が非効率だったとしてもそのまま同じ方法で業務をすることはよくあることだと思います。「前の担当者がやっていたとおり同じように業務をしています」というのは多いと思います。
また、これは大切なポイントなのですが、何でもシステム化することが必ずしも良いわけではないということです。いくら便利な業務システムや人工知能が発達したところで、属人的な業務がなくなることはないです。いまある業務のどこまでをシステム化してどこまでを属人的な業務にすると、より効率化できるのか、という視点を持つことが非常に大切になるわけです。
ITを活用したシステム化
インプットとアウトプットをイメージできていないまま、システム化のプロジェクトを進めてしまうと、必要のない機能を追加してしまったり、結局使い勝手の悪いシステムになってしまうことになります。
インプットとアウトプットが要求定義の段階で明確にすることが大切で、明確にすることで、ITによるシステム化も当初の目的からずれない活用しやすいものになります。
