プロジェクト管理(PM)とビジネスプロセス管理(BPM)を考えると、鶏と卵の格言のように思えることがあります。しかし実際には、両者は互いに影響し合っています。ビジネスプロセスに変更を加えることはプロジェクトの必要性を誘発し、また、新しいプロジェクトを開始することは、ビジネスプロセスの変更を誘発することができます。
このことは、すぐに哲学的な議論となり、双方の説明が平行線的に長くなることもあります。
プロセスとプロジェクトの関係を見る前に、まず、この2つを独自の別々の分野として見てみましょう。
ビジネスプロセス管理とは
ビジネスプロセス管理は、企業の内部プロセスやワークフローの再設計と管理を含みます。
これは必ずしもプロジェクトではなく、企業のプロセスが企業目標を達成するために効果的に機能していることを確認するための継続的な管理です。たとえば、特定のプロセス改善プロジェクトがあるとします。そのプロジェクトには開始と終了が決まっていますが、プロジェクトが終了した後も継続的にプロセスのモニタリングと管理を行うフェーズが必要になります。
プロジェクト管理とは？
プロジェクト管理には開始と終了が定義されていますが、プロセス管理のような継続的なステージやコンポーネントはありません。プロジェクトは、設定されたタイムライン内で特定の目的を達成し、開始、計画、実行、監視、終了の5つの独自のフェーズに従います。
プロジェクトは、プロジェクトマネージャーとそのチームによって管理されます。対照的に、ビジネスプロセス管理は、ビジネスアナリスト、ビジネスプロセス改善の専門家、または他の機能チームのリーダーが管理するケースが多いです。
プロセスとプロジェクトはどのように相互に影響し合う？
ここまで、それぞれを別々の分野として見てきましたが、ビジネスプロセス管理とプロジェクト管理がどのように連携して組織を成功に導くのかを認識することが大切です。
BPMが最適化されていれば、プロジェクトが効果的に実行されるためのより強固な基盤が構築されます。内部プロセスが正常に機能していない場合、プロジェクトの作業はより複雑になり、ワークフローの問題に対処するためにスコープの変更が必要になることがあります。
逆に、プロジェクトが開始されると、既存のプロセスに影響を与えることがよくあります。これは、既存のプロセスがすでにうまく機能していた場合に問題となるケースがあります。
このようにプロセスとプロジェクトは相互に影響しあう関係にあります。
変更管理は必要か？
変更管理（チェンジマネジメント）とは、ITサービスへの変更を、変更作業に伴うリスクを最小限に抑えながら、効果的・効率的に実現するためのIT運用管理プロセスを言います。
ビジネスプロセスやプロジェクトを継続的に監視し、バランスを取ることは、継続的な取り組みであり、ビジネスにおける変化の影響を管理するための訓練を受け、経験豊富な変更管理の専門家の支援が必要となる場合があります。
これらの専門家は、企業がプロセスへの変更の影響を最小限に抑えるための支援を専門としており、特に人への影響を最小限に抑えることができます。
社内に変更管理の専門家がいる場合は、変更管理の専門家に頼って、スムーズな移行をサポートしてもらうのも良いです。
プロセスとプロジェクトを管理するためのベストプラクティス
ここでは、あらゆるビジネスの成功を最大化するためのベストプラクティスをいくつか紹介します。
- BPMとPMを成果に関わるパートナーとして捉える
- プロジェクトやビジネスプロセスの変更を計画する際には、可能な限り部門横断的なチームメンバー、ビジネスアナリスト、プロジェクトマネージャー、変更管理の専門家の協力を得る
- プロジェクトの目標とプロセスの効果を考慮した詳細なプロジェクト計画の作成を行う
- 継続的なコミュニケーションを維持すること
- タスクが完了した時点で、すべての潜在的なリスクポイントを特定する
- 定期的に進捗状況を監視し、変更点や問題点を正確に把握する
ビジネスプロセス管理とプロジェクト管理は別の分野ではありますが、お互いに直接影響し合うものであることを忘れてはいけません。ビジネスの成功を最大化するためには、この2つの人材が一緒に働く必要があります。
